Wie SafeFile funktioniert

Als Versicherungsberater möchtest du Policen mit KI-Tools wie Claude oder ChatGPT auswerten — Verträge zusammenfassen, Leistungen vergleichen, Lücken erkennen. Das Problem: Policen enthalten personenbezogene Daten (Namen, Adressen, IBAN, Geburtsdaten, Versicherungsnummern). Diese unverändert in ein KI-Tool zu laden, ist datenschutzrechtlich nicht ohne Weiteres möglich.

SafeFile ist die Aufbereitungsschicht davor: aus einer Police wird ein anonymisiertes Dokument, das du gefahrlos in ein KI-Tool laden kannst.

Der Ablauf in vier Schritten

• Hochladen — Du lädst eine oder mehrere PDF-Policen für einen Mandanten hoch und gibst seinen Namen (optional einen zweiten, z. B. Partner) ein.
• Verarbeiten — SafeFile liest den Text aus (auch aus eingescannten Dokumenten per Texterkennung) und ersetzt personenbezogene Daten durch neutrale Platzhalter wie [PERSON_1], [IBAN_1], [ADRESSE_1].
• Bündeln — Alle Verträge eines Mandanten werden zu einem Dokument zusammengefasst.
• Herunterladen — Du lädst das fertige, anonymisierte Dossier direkt im Dashboard herunter, sobald es bereit ist.

Wie die Anonymisierung technisch funktioniert

Die Erkennung arbeitet in drei sich ergänzenden Schichten:

• KI-gestützte Spracherkennung — ein auf Deutsch trainiertes Sprachmodell erkennt Namen, Orte und Organisationen im Satzzusammenhang.
• Strukturerkennung — feste Muster erkennen eindeutig strukturierte Daten: IBAN, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Telefonnummer, Versicherungs- und Policennummern.
• Bekannter Name — den Namen deines Mandanten gibst du selbst beim Hochladen ein. Genau weil SafeFile diesen Namen dadurch kennt, wird er zusätzlich gezielt im gesamten Dokument gesucht und entfernt — unabhängig davon, ob die KI-Erkennung ihn im jeweiligen Satzzusammenhang erfasst.

Die Erkennung ist bewusst großzügig eingestellt: Im Zweifel wird eine Textstelle geschwärzt, auch wenn sie sich später als unbedenklich herausstellt — lieber ein Platzhalter zu viel als ein Klarname zu wenig.

Was mit deinen Daten passiert

• Verarbeitung ausschließlich auf dem Server, nicht im Browser und nicht bei einem Drittanbieter. SafeFile ruft selbst keine externe KI-API auf.
• Original-PDFs und die Zuordnungstabelle (Platzhalter → Klarname) bleiben ausschließlich auf dem Server und werden nie automatisch verschickt.
• Nur das fertige, anonymisierte Dokument verlässt den Server — erst wenn du es aktiv herunterlädst.
• Automatische Löschung: 30 Tage nach Anlage eines Mandanten werden er, alle hochgeladenen PDFs, das Dossier und die Zuordnungstabelle automatisch und vollständig gelöscht. Du kannst einen Mandanten jederzeit auch früher manuell löschen.
• Serverstandort: SafeFile läuft bei Fly.io auf Servern in Frankfurt am Main (EU-Datenresidenz).

Keine automatische Erkennung — auch nicht die von SafeFile — erreicht 100 %. Die Erkennung wird laufend weiterentwickelt und an neue Dokumentlayouts angepasst, aber Ausnahmefälle (etwa sehr ungewöhnlich formatierte Dokumente oder handschriftliche Vermerke) können vorkommen. Wirf deshalb vor dem Versand kurz einen Blick in die Vorschau des anonymisierten Dokuments im Dashboard.

Wie Credits funktionieren

Die Verarbeitung eines Dokuments kostet Rechenleistung — deshalb arbeitet SafeFile mit einem Guthabensystem statt einem monatlichen Abo. Dein aktuelles Guthaben siehst du oben rechts im Dashboard.

• Aufladen: Ein Klick auf „Credits aufladen" lädt 20 € Guthaben auf deinen Account.
• Verbrauch: Pro erfolgreich verarbeitetem PDF werden 0,20 € von deinem Guthaben abgezogen — also 100 Dokumente pro Aufladung. Reicht dein Guthaben nicht aus, wird die Verarbeitung gar nicht erst gestartet; es entstehen keine Teilkosten für fehlgeschlagene Verarbeitungen.
• Bezahlung: Die Zahlung läuft über Stripe Checkout, eine von Stripe gehostete Zahlungsseite. Deine Kartendaten laufen ausschließlich über Stripe — SafeFile bekommt sie nie zu sehen und speichert sie auch nicht.
• Gutschrift: Dein Guthaben wird erst nach erfolgreicher Zahlungsbestätigung von Stripe gutgeschrieben, nicht schon beim Klick auf „Bezahlen".